5000通の不安、削除しました。
merry-lulu designきっかけはPCの動作が鈍くなっていたことからでした。
気になりながらずっと放置していたもの。
それは、メールボックス！
メールボックスを整えたら、仕事の思考も軽くなった話
「いつか使うかもしれない」
「もしかしたら必要になるかもしれない」
そんな気持ちで、ずっと手放せなかったものがあります。
それが、Gmailの受信ボックスでした。
気づけば、メールは約5000件。
お客様とのやりとり、資料、添付ファイル、そして大量の広告メール…。
「よくここまで溜め込んだなぁ」と思いつつ、
実はずっと、心のどこかで引っかかっていました。
手放せなかった理由は「不安」と「責任感」
整理できなかった理由は、とてもシンプルです。
・過去のお客様から連絡が来るかもしれない
・以前のやりとりを確認する場面があるかもしれない
・万が一に備えて残しておいた方がいい気がする
仕事をしていると、
「残しておくこと＝安心」という感覚が強くなります。
特に個人でお仕事をしていると、
すべて自分で対応するからこそ、
念のため…と抱え込みがちになりますよね。
でもその結果、
メールボックスはいっぱいに。
そして気づかないうちに、思考の余白まで少なくなっていました。
思い切って「基準」を決める
今回、私がやったことはシンプルです。
「2年前までのメールは削除する」と決めること。
この“基準を決める”というのが、
とても大きなポイントでした。
迷いながら整理しようとすると進みませんが、
ルールを決めると、行動は一気に進みます。
正直、削除ボタンを押すときは少し勇気がいりました（笑）
削除した後でものすごく後悔するのではないか・・
でも、今までの経験から2年前のメールを読み返すなんてことはほとんどない！
もし、過去の情報が必要になってもまたゼロから入手すればいい。
そんな多少の迷いを吹っ切るようにエイヤ！っと一括削除。
なんと、終わってみると驚くほどスッキリ。
データが軽くなるだけでなく、
頭の中も整理されたような感覚がありました。
Gmailの整理方法（簡単にできるやり方）
ここで、実際に行った方法もご紹介します。
■ パソコンでのやり方
① 検索欄に「before:2024/01/01」と入力
② 一覧のチェックボックスをクリック
③ 「すべて選択」を選ぶ
④ ゴミ箱マークをクリック
最後にゴミ箱を空にすると完全削除になります。
■ スマホでのやり方
スマホアプリでは一括削除が難しいため、2つの方法があります。
▶ 方法①：少しずつ削除
・検索後、長押しで複数選択して削除
▶ 方法②：ブラウザでPC版表示（おすすめ）
・SafariやChromeでGmailを開く
・PC版表示に切り替える
・パソコンと同じ操作で一括削除
豆知識：検索コマンドの使い分け
今回使った「before:2024/01/01」のほかに、
「older_than:2y」という検索方法もあります。
- before → 日付で明確に区切る
- older_than → 現在から見て古いものを抽出
しっかり整理したい場合はbefore、
ざっくり減らしたい場合はolder_thanがおすすめです。
整理は「仕事の質」にもつながる
今回感じたのは、
整理は単なる作業ではないということです。
・必要な情報にすぐアクセスできる
・判断のスピードが上がる
・余計な迷いが減る
こういった変化は、
そのまま仕事の質にもつながっていきます。
メールボックスは、日々の仕事の積み重ね。
だからこそ、整えることで全体が整っていくのだと思います。
小さな見直しが、大きな変化になる
何かを大きく変えようとすると、
どうしてもハードルが上がります。
でも今回のように、
「メールを整理する」という小さな行動でも、
十分に変化は生まれます。
むしろ、こういう小さな見直しの積み重ねが、
働き方や考え方を整えてくれるのかもしれません。
一度リセットして、整える習慣へ
これからは、溜め込むのではなく
「こまめに見直す」ことを習慣にしていきたいと思っています。
完璧にできなくても大丈夫。
気づいたときに整えればいい。
もし今、少しでも
「整理したいな」と感じているものがあれば、
メールでも、データでも、思考でも、
ほんの少しだけ見直してみてください。
それだけで、
想像以上に軽くなるかもしれません。
さぁ、少しだけ整えてみませんか。
そこからまた、新しくスタートできます。
